Les 4 D, les 4 fantastiques pour sauver votre boîte mail

Votre gorge se serre et votre estomac se retourne à l’idée d’ouvrir votre boîte mail le lundi matin ? 👻

Vous avez 10 652 mails en retard ?

Du coup, vous n’osez même pas partager votre écran sur la boîte mail.

Êtes-vous un cas irrécupérable ?

Pas de panique, un peu de technique !

Les 4 fantastiques sont là pour vous sauver...

4 D, à utiliser pour filtrer vos emails.

1) D comme Delete / Supprimer

“Delete-it”, votre allié dans 50% des cas.

Vous ne supprimez rien (ou presque), voilà votre erreur !

Ou encore parce que les informations contenues dans le mail vous intéressent ?

Compréhensible.

Dans ce cas-là, stockez-les dans un dossier “inspiration”.

Mais cela n’est pas une raison suffisante pour tout accumuler.

Posez-vous les questions suivantes :

“🗣Les informations contenues sont-elles liées à mon secteur d’activités ?”

Non ? Supprimez-le.

Pourquoi vous vous embarrasseriez d’un mail qui ne vous concerne pas ?

Si vous ne pouvez pas le supprimer, déplacez-le dans un dossier (type “inspiration” ou “nom du client” ou “prospection”).

“🗣 : Les informations pourraient m’être utiles dans 6 mois ?”

6 mois, c’est trop long.

Vous retrouverez certainement ce sujet d’article d’ici là, d’autant qu’il sera sûrement étoffé

d’informations complémentaires.

2) D comme Do / Faire

“Do it”, votre arme anti-procrastination.

Vous venez de recevoir un mail important, que vous, seul, pouvez gérer ?

Faites-le.

Si cela vous prend moins de deux minutes, autant le faire avant que cela ne tombe aux oubliettes.

Mais quel type d’email “to-do” prend moins de deux minutes ?

• Un email d’invitation : vous pouvez accepter ou refuser. Cela ne nécessite pas plus de deux minutes.

• Un email type mémo : vous n’avez potentiellement rien d’autre à faire, sinon le lire et éventuellement le classer quelque part.

• Un email de rappel : votre collègue vous relance concernant le dossier C qu’il vous a demandé ?

Ou votre RH vous demande confirmation à votre participation au drink annuel de l’entreprise ?

Une petite réponse courte et concise vous prendra certainement moins de deux minutes.

• Un email d’inscription : comme dans les cas précédents, vous pouvez accepter ou refuser de vous inscrire.

Le choix est direct et devrait pouvoir être fait rapidement.

3) D comme Defer / à faire plus tard

“Defer it”, l’ultime héro

En utilisant la méthode des 4D, vous réaliserez que seule une infime portion de vos mails se retrouve dans cette catégorie.

Il s’agit de ces mails :

• que vous seul pouvez traiter

• qui vous requièrent une certaine action

• qui prendraient plus de deux minutes à réaliser
• 
  

→ Mettez un rappel dans votre agenda afin de les traiter plus tard s’ils ne relèvent pas de tâches urgentes.

→ Prévoyez un temps pour exécuter cette tâche dans votre agenda

Cela vous permettra d’y revenir avec du temps et de la sérénité.

D comme Delegate / Déléguer

“Delegate it”, votre solution en cas de temps limité !

Vous ne pouvez pas vous occuper du mail qui vient d’atterrir dans votre boîte mail ?

Essayez de le déléguer.

Cela vous laissera plus de temps pour vous concentrer sur les tâches relevant de votre champ de compétences.

N’hésitez pas à “échanger vos tâches”, afin de pouvoir soulager la personne vous rendant ce service.

Mais dans quels cas déléguer ?

• Des petites tâches futiles (fixer un call).

• Des tâches que vous ne maîtrisez pas, qui requièrent un apprentissage.

• Des tâches dans lesquelles vous n’excellez pas, comme réaliser une présentation.

Exemple : réaliser une présentation PowerPoint.

• Des tâches pouvant être divisées en étapes : complexes de prime abord, ces tâches se révèlent plus simples une fois qu’on les prend morceau par morceau.

Vous pouvez également déléguer vos missions les moins importantes à une assistante personnelle !

→ Plus d’infos juste ici